Coronavirus (COVID-19)

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

MISES À JOUR

Consultez ce « portail » sur la COVID-19 pour obtenir les derniers renseignements sur la COVID-19 et votre régime d’avantages sociaux.

3 AVRIL 2020

Compte tenu de l’inquiétude suscitée par le virus COVID-19 nos deux bureaux sont fermés aux visiteurs extérieurs et ce, jusqu’à nouvel ordre. Si vous avez des questions au sujet de votre enregistrement aux services numériques, ou pour toute autre question, veuillez nous contacter à :

26 MARS 2020

Au cours des dernières semaines, nous avons été témoins des effets de la COVID-19 sur le plan humain et économique, mais nous avons aussi vu des gens et des entreprises remuer ciel et terre pour nous aider à traverser cette épreuve. Nous voulions vous faire part de ce que Manion fait pour apporter son soutien.

Alors que la COVID-19 est au cœur des préoccupations et que le gouvernement de l’Ontario a imposé la fermeture obligatoire des entreprises, veuillez noter que Manion est exemptée de cette mesure en tant que « service essentiel ». Par conséquent, nous poursuivrons nos activités comme nous l’avons fait au cours des dernières semaines. Nous tenions à communiquer directement avec vous pour vous dire que nous sommes là pour vous aider. Nous voulons nous assurer que vous avez accès à vos avantages sociaux administrés par Manion en tout temps, de partout.

Notre équipe travaille aussi rapidement que possible pour répondre aux besoins de nos clients et de leurs bénéficiaires. À l’œuvre sans relâche dans votre intérêt, nous avons pris des mesures continues pour veiller au bien-être de notre personnel pendant qu’il fait ce qu’il fait de mieux : prendre soin de vous. Nous avons adapté notre façon de fonctionner pour être à même de continuer à vous aider et à vous servir en cette période de perturbation. Nos membres, par exemple, opèrent à présent à partir de lieux de travail extérieurs.

Veuillez noter que pour assurer la sécurité de tous, nos bureaux sont fermés aux visiteurs. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la mise en place de services numériques, ou si vous avez d’autres questions, communiquez avec nous par courriel ou par téléphone :

16 MARS 2020

Comme vous le savez sans doute, la COVID-19 a commencé à perturber les activités commerciales et sociales au Canada. La situation évolue rapidement et peut changer presque d’un jour à l’autre. Nous voulons que vous soyez bien informés de l’incidence qu’elle peut avoir sur vos avantages sociaux administrés par Manion, et des mesures prises par Manion pour continuer de servir ses clients et les participants à leurs régimes.

  • Le gouvernement du Canada a modifié les avertissements aux voyageurs internationaux. Ce changement a des répercussions sur la couverture à l’étranger éventuellement prévue par le régime d’avantages sociaux qui vous est offert par l’intermédiaire de Manion. Reportez-vous à la section Couverture à l’étranger pour obtenir des renseignements à jour.
  • L’équipe de Manion est maintenant prête à vous aider à distance. Reportez-vous à la section Nos activités pour obtenir des renseignements à jour.

NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS AIDER

Afin d’assurer un service continu et compte tenu des recommandations de « distanciation sociale » émises par les autorités de la santé publique, l’équipe de Manion travaille maintenant à distance. Bien que nous ayons mis en place des mesures pour limiter autant que possible les répercussions sur le service, les clients et les participants pourraient subir de légers retards pendant que nous adaptons nos processus à ces circonstances inhabituelles. Nous encourageons nos partenaires du secteur, les promoteurs de régime et les participants à s’adresser à leurs personnes-ressources habituelles à Manion pour obtenir un service continu.

Par ailleurs, nous communiquons régulièrement avec nos partenaires du secteur et nos fournisseurs de services pour assurer la poursuite des services. Nous nous engageons à vous tenir au courant à mesure que la situation évolue.

Par souci de distanciation sociale, nous demandons à nos clients et à nos potentiels visiteurs de ne pas se rendre à nos bureaux pour l’instant. Nous reportons également les réunions prévues pour les prochaines semaines.

COUVERTURE À L’ÉTRANGER

Les régimes d’avantages sociaux avec couverture des soins médicaux à l’étranger administrés par l’intermédiaire de Manion seront touchés par l’épidémie de COVID-19. Le 14 mars 2020, le gouvernement du Canada a publié un avertissement aux voyageurs de niveau 3, où il recommande d’éviter tout voyage international non essentiel. Cet avis a une incidence sur votre couverture à l’étranger.

  • Si le voyage a commencé avant l’émission de l’avertissement aux voyageurs par le gouvernement du Canada, l’exclusion pourrait ne pas s’appliquer, à condition que le participant prenne les mesures nécessaires pour se conformer à cet avis dès que possible.
  • Si le voyage a commencé après l’émission de l’avertissement aux voyageurs par le gouvernement du Canada, le participant au régime ne sera probablement pas couvert en ce qui concerne les frais d’urgence engagés à l’étranger.
  • Les participants qui sont admissibles à une couverture à l’étranger et qui ont passé beaucoup de temps en quarantaine devraient s’attendre à bénéficier d’une couverture tout au long de la période visée, jusqu’à concurrence des limites prévues par leur contrat, telles que mentionnées dans leur livret d’avantages sociaux.

Veuillez vous reporter à votre livret d’avantages sociaux pour obtenir des précisions sur votre couverture, y compris pour savoir qui assure la couverture à l’étranger de votre régime. Vous trouverez de plus amples renseignements sur le site Web de chaque assureur.

INVALIDITÉ DE COURTE DURÉE

Les assureurs travaillent en collaboration pour établir des lignes directrices révisées qui prennent en compte leurs exigences en matière de demandes de prestations d’invalidité de courte durée liées à la COVID-19, y compris la simplification de la preuve d’invalidité ou de maladie. Il y a lieu de s’attendre à des changements à mesure que la situation relative à la COVID-19 évolue.

Si un des participants à votre régime tombe malade en raison de la COVID-19, présente des symptômes de la COVID-19 ou fait l’objet d’un test positif pour la COVID-19, et qu’il est incapable de travailler à domicile, il sera admissible aux prestations d’invalidité de courte durée conformément au contrat. Remarque : Si la personne ne présente aucun symptôme et peut continuer à travailler de la maison pendant sa mise en quarantaine volontaire, il n’y a pas d’absence du travail et il n’y a donc pas lieu de faire une demande de règlement.

RÉGIMES DE RETRAITE

Vu les préoccupations entourant le virus COVID-19 et les efforts déployés pour limiter sa propagation, nous souhaitons informer les participants à un régime de retraite administré par Manion de ce que nous faisons pour maintenir un milieu de travail sécuritaire pour nos employés, nos clients et les participants que nous servons tous. Par mesure de prudence, nous mettons en œuvre nos plans de continuité des activités pour nous assurer que nos équipes seront en mesure de vous offrir le service auquel vous vous attendez de la part de Manion.

Ces dernières années, nous avons beaucoup investi dans la planification de la continuité des activités et la technologie afin de pouvoir continuer à soutenir tous nos participants au cours de périodes difficiles, comme celle que nous vivons à l’heure actuelle. Notre équipe de la haute direction participe à la révision quotidienne de nos plans et, en date du 19 mars 2020, nous avons instauré les protocoles suivants :

  • Pour faciliter la pratique de la distanciation sociale et limiter la propagation du virus COVID-19, et pour nous assurer que nous sommes en mesure de continuer à traiter les demandes de règlement des participants, tous les employés responsables des régimes de retraite travailleront à domicile pendant la durée de la situation actuelle.
  • Nous avons annulé tous les voyages d’affaires et nous éliminons à présent toutes les réunions en personne. Nous avons fourni des outils et des formations à nos employés pour leur permettre de tenir des réunions virtuelles efficaces, afin que tous les participants continuent de recevoir le soutien auquel ils s’attendent. Par conséquent, toutes les séances d’information de préretraite auront lieu par conférence téléphonique. Nous communiquerons avec chacun des participants déjà inscrits pour l’en aviser, et pour reporter sa séance s’il préfère.

PROCESSUS MIS À JOUR– IMPORTANTS CHANGEMENTS APPORTÉS POUR MIEUX VOUS SERVIR

Afin de pouvoir continuer de vous soutenir en cette période difficile, nous avons revu certains de nos processus et accepterons maintenant les documents transmis par télécopieur. Nous cherchions à apporter ce changement avant même que les présentes difficultés auxquelles nous faisons tous face surgissent, et il s’aligne sur les pratiques actuelles de nombreuses entreprises de notre secteur. Notre centre de services en informera les participants qui communiqueront directement avec nous et nous inclurons également cette précision dans l’ensemble de nos communications.

Toutes les demandes de prestation des participants et tous les renseignements sur leur statut (nécessaires au traitement de la demande) peuvent maintenant nous être transmis par télécopieur au 905 264-6344. Les clients qui sont en mesure d’envoyer des courriels chiffrés sécurisés ont aussi la possibilité de nous envoyer ces documents par courriel à l’adresse askpension@manionwilkins.com. Afin de mieux vous soutenir, nous acceptons également les signatures électroniques pour les demandes de prestation. Le personnel autorisé (du promoteur de régime et de la section locale) peut maintenant nous envoyer un courriel pour accuser réception d’une demande et l’approuver sans qu’une signature physique soit requise. Si vous nous faites parvenir des renseignements par voie électronique, nous vous prions de conserver la copie papier pendant une courte période, jusqu’à ce que nous ayons eu le temps d’examiner les documents et de nous assurer qu’ils ne posent aucun problème de lisibilité.

De plus, nous commencerons dès maintenant à distribuer les trousses d’options relatives aux régimes de retraite par courriel sécurisé. Vous pourrez ainsi recevoir votre trousse sans craindre une interruption éventuelle de service par Postes Canada.

NOTRE ENGAGEMENT À VOTRE ÉGARD

Manion s’engage à limiter l’interruption de sa capacité à vous soutenir pendant ces temps difficiles. Si vous avez des questions ou si nous pouvons vous aider, n’hésitez pas à communiquer avec notre centre de services. Au nom de tout le personnel de Manion, nous vous remercions de votre soutien continu et vous souhaitons nos meilleurs vœux en cette période trouble.

Sachez que nous continuerons d’adapter nos processus pour vous simplifier la vie. De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur votre travail, votre santé et votre sécurité tandis que nous traverserons cette épreuve ensemble.

EMPLOYEURS COTISANTS : VERSEMENTS DES COTISATIONS ET PAIEMENTS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

Comme vous le savez, la situation entourant la COVID-19 évolue rapidement, soulevant à juste titre des préoccupations pour vous et votre famille. À Manion, le bien-être de nos précieux clients, de leurs bénéficiaires et de nos employés nous préoccupe au plus haut point. C’est pourquoi nous avons mis en place des mesures opérationnelles pour assurer la continuité de nos services et de nos activités et contribuer, au bureau comme dans la collectivité, à endiguer la propagation du virus.

En guise de planification et vu l’évolution rapide de l’éclosion de COVID-19 (coronavirus), Manion communique avec les employeurs participants qui versent des cotisations aux fonds en fiducie et aux régimes qu’elle administre pour répondre aux questions qu’ils pourraient avoir sur la continuité de ses activités. Nous vous assurons que nous surveillons la situation de près et avons mis en œuvre notre plan de continuité des activités afin de continuer à offrir tous les services de base à nos clients et à leurs participants sans interruption.

Dans cette optique, pour veiller à ce que tous les participants admissibles de votre personnel continuent d’avoir accès à leurs avantages sociaux en cette période d’incertitude, nous vous demandons, en votre qualité d’employeur cotisant, de nous aider en versant vos cotisations par voie électronique et en effectuant vos paiements au moyen de transferts de fonds.

SOUMISSION DES RAPPORTS DE VERSEMENT PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

En dépit de la situation liée à la COVID-19, à titre d’employeur cotisant, vous êtes tenu d’effectuer vos versements mensuels à temps. Vous devez également accompagner votre paiement des renseignements relatifs aux versements. Manion doit s’assurer que votre paiement correspond aux renseignements relatifs aux versements avant que les heures puissent être traitées.

Pour soumettre vos renseignements par voie électronique, servez-vous du formulaire qui vous est envoyé chaque mois par Manion ou continuez d’utiliser votre propre formulaire. Votre fichier doit être en format Excel ou PDF, ainsi que chiffré ou protégé par un mot de passe à des fins de confidentialité. Vous pouvez le faire parvenir à Manion par courriel à l’adresse accounting@manionwilkins.com. Si vous n’êtes pas en mesure de chiffrer le fichier ou de le protéger par un mot de passe, veuillez l’envoyer par télécopieur au 416 234-2071.

Nous vous rappelons que si vous n’avez pas de versements de cotisations à effectuer pour un mois donné, vous êtes tout de même tenu par la convention collective de soumettre un rapport portant la mention « Néant », que vous pouvez également soumettre par voie électronique.

Si vous n’avez pas de formulaire de versement, envoyez un courriel à l’adresse accounting@manionwilkins.com pour en demander une copie.

TRANSFERT DE FONDS : QUE DEVEZ-VOUS FAIRE?

Pour réduire les retards, Manion peut accepter les versements par dépôt direct. Écrivez un courriel à l’administrateur à l’adresse accounting@manionwilkins.com afin d’obtenir les renseignements nécessaires à l’acheminement des paiements..

PAIEMENTS EN LIGNE : QUE DEVEZ-VOUS FAIRE?

Vous pouvez effectuer vos versements mensuels au moyen des services bancaires en ligne. Si vous faites affaire avec TD, la CIBC, la Banque Royale, la Banque Scotia, la Banque de Montréal, ou Desjardins :

  • Sélectionnez le champ prévu pour payer une facture.
  • Cherchez « Manion » comme bénéficiaire.
  • MANION, WILKINS & ASSOCIATES LTD. apparaîtra comme bénéficiaire.
  • Entrez votre numéro de versement à six chiffres, sans le préfixe à trois chiffres ou le trait d’union devant, comme « numéro de compte ». Par exemple, si votre numéro de versement est le 030-888777, votre « numéro de compte » est le 888777.
  • Veuillez noter que vous devez soumettre un paiement distinct pour chacun de vos numéros de versement.

Une fois le paiement en ligne terminé, veuillez envoyer un courriel à l’adresse accounting@manionwilkins.com pour confirmer que les fonds requis ont été virés au compte du fonds en fiducie, et joignez une copie de vos formulaires de versement mensuel protégés par mot de passe.

PARTICIPANTS : SOUMETTEZ VOS DEMANDES DE RÈGLEMENT EN LIGNE POUR EN ACCÉLÉRER LE TRAITEMENT

Pour que vous puissiez bénéficier d’un service efficace et que vos demandes et vos paiements soient traités le plus rapidement possible, nous vous encourageons à soumettre vos demandes de règlement en ligne et à utiliser l’option de dépôt direct sur les plateformes et applications mobiles mises à votre disposition à cette fin.

Si vous avez des questions sur la mise en place de ces services, communiquez avec nous par courriel ou par téléphone :